Zo houd je een nuttig functioneringsgesprek

Het jaarlijkse functioneringsgesprek is voor zowel de werkgever als de werknemer vaak een nerveus moment. Dat hoeft niet zo te zijn. Een goed gevoerde dialoog leidt tot een betere samenwerking en het optimaliseren van de talenten binnen je bedrijf.

Wat is een functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is een dialoog tussen een leidinggevende en een medewerker over het functioneren van beiden. Oftewel: hoe vinden beide kanten dat ze met elkaar samenwerken en wat kan er de komende tijd verbeterd worden?

Ook wordt vaak de samenwerking binnen de rest van het team besproken. Het gesprek vindt meestal plaats achter gesloten deuren, zodat het tweetal vrijuit kan praten over elkaar en de collega’s. Het is de bedoeling dat zo’n dialoog de zaken op een rij zet, waaronder wat knelpunten, maar vooral ook leidt tot een optimalisering van het arbeidsproces.

Verwarrend

Sommigen waarschuwen dat we het functioneringsgesprek niet moeten verwarren met het beoordelingsgesprek. Het verschil is volgens kenners dat je in een beoordelingsgesprek het functioneren van een medewerker over de afgelopen periode doorneemt (en daarbij eventueel ook een loonsverhoging aankondigt), terwijl je in een functioneringsgesprek juist bespreekt wat je de komende tijd van deze persoon verwacht. Je kunt die elementen natuurlijk altijd combineren in een en dezelfde sessie, maar maak de twee helften dan wel vooraf duidelijk.

Locatie, locatie, locatie

Vaak vindt een functioneringsgesprek plaats op het kantoor van ‘de baas’, een plek die veel medewerkers associëren met autoriteit. Voor een open en eerlijke conversatie is het beter om even een heel andere locatie te zoeken. Weg van de computers, het koffieapparaat, nieuwsgierige blikken van collega’s en alle andere dagelijkse beslommeringen; zo kom je samen vaak tot heel andere, vrijere inzichten. Een mooie boswandeling of een café zorgen gelijk voor een heel andere mindset.

Wanneer?

Het inplannen doe je niet lukraak. Als het aan human resources-specialist HRM101 ligt, dan ga je bij voorkeur in de zomer met elkaar om tafel (op de website van HRM101 lees je hier meer over). Het bureau pleit ervoor om structureel een gesprekscyclus te hanteren, waarbij aan het begin van het jaar doelen worden gesteld. Het functioneringsgesprek vindt daarna minimaal één keer per jaar plaats en wordt bij voorkeur net vóór of net na de zomer gevoerd. Volgens HRM101 is dat het ideale tijdstip om – indien nodig – samen tijdig bij te sturen. Een eventueel vervelend gesprek vlak voor de feestdagen wordt zo bovendien mooi vermeden.

Valkuilen

Wie teveel de gebaande paden en regeltjes van het beoordelingsgesprek volgt, strandt in een doodlopende steeg. Volgens Pieter van der Haak, oprichter van P&A Talentontwikkeling, zijn de gesprekken vaak ‘een rituele dans’ van het invullen van formulieren, waarbij leidinggevende en medewerkers om de hete brei heen manoeuvreren.’

Hij waarschuwt dat er te veel aandacht is voor functieprofielen en taakomschrijvingen, waardoor te weinig naar de daadwerkelijke persoon en diens talenten wordt gekeken. Twee personen met dezelfde functie kunnen immers heel andere sterke en zwakke punten hebben. Zo komt er nooit een echte dialoog op gang en wordt de samenwerking ook niet verbeterd.

Complimentje

Je zou het kunnen vergeten bij het doornemen van alle praktische aspecten van iemands taken en verantwoordelijkheden, maar het is heel belangrijk om tijdens het gesprek ook iets positiefs tegen je werknemer te zeggen. Onderzoek van de Universiteit Maastricht laat zien dat complimenten voor een verhoogde productiviteit zorgen. Iemand een pluim geven is dus niet alleen een aardig gebaar, maar zakelijk gezien ook slim.

Tips

  • Gebruik een gesprek niet alleen om te evalueren, maar ook om te leren
  • Denk niet teveel in functieprofielen, maar luister vooral naar de mens tegenover je
  • Een goed gesprek is een dialoog, geen interview
  • Gebruik een gesprek ook om te motiveren: wat kan beter en hoe gaan we dat samen aanpakken?
  • Vergeet niet om een complimentje uit te delen
  • Leer van professionals (bijvoorbeeld op YouTube) hoe je met medewerkers communiceert

Bron: De Ondernemer

Ondernemen, Personeel